অফিস অটোমেশন (Office Automation) কি? অফিস অটোমেশন এর সুবিধা ও অসুবিধা

বর্তমানে অফিস-আদালত, শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, ব্যবসা প্রতিষ্ঠান ইত্যাদিতে কম সময়ে এবং সহজে কাজ করার জন্য অফিস অটোমেশন অনেক বেশি ব্যবহৃত হচ্ছে।

তো চলুন অফিস অটোমেশন সম্পর্কে বিস্তারিত জেনে নেওয়া যাক।

অফিস অটোমেশন কি?

যদি কোনো অফিসের যাবতীয় কাজ (যেমন তথ্য সংগ্রহ, তথ্য সংগ্রহ ইত্যাদি) কম্পিউটার বা সংশ্লিষ্ট যন্ত্রপাতি দিয়ে করা হয়, তাহলে তাকে অফিস অটোমেশন বলে।

বর্তমানে প্রায় সব অফিসই অফিস অটোমেশন দ্বারা পরিচালিত হয়। এতে করে অফিসের সব কাজ সহজে ও দ্রুত করা যায়।

• অফিস অটোমেশনের সুবিধা:

1. অফিস অটোমেশনের ফলে কম সময়ে অনেক বেশি কাজ করা যায়।

2. অফিস অটোমেশনে অফিস চালানোর জন্য কম কর্মী প্রয়োজন।

3. অফিসের ডেটা সংরক্ষণের জন্য কম্পিউটারের বিভিন্ন হার্ডডিস্ক বা মেমরি ব্যবহার করা হয়, যাতে বিভিন্ন ফাইল বা কাগজপত্রের ঝামেলা না হয়।

4. একটি কম্পিউটারের হার্ডডিস্কে সংরক্ষিত ডেটা একবারে একাধিক ব্যক্তি ব্যবহার বা সংরক্ষণ করতে পারেন।

5. একজন অফিস সহকর্মী কম্পিউটার নেটওয়ার্ক ব্যবহার করে একটি সিস্টেমে একসাথে কাজ করতে পারে।

. অফিস অটোমেশন গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগ করা সহজ করে তোলে।

. একটি প্রতিষ্ঠানের সম্পদ সঠিকভাবে ব্যবহার করা হয় কিনা তা পর্যবেক্ষণ করা যেতে পারে।

. এতে অফিসের কাজে ভুল কম হয় এবং ভুলত্রুটি থাকলে তা সহজেই সমাধান করা যায়।

অফিস অটোমেশনের অসুবিধা:

1. আপনি একটি নতুন অফিস খুললে, অফিস অটোমেশন আপনার জন্য খুব ব্যয়বহুল হয়ে উঠবে।

2. যারা প্রাক্তন বাবার অফিসের চেয়ে পুরোনো, যেহেতু অফিস অটোমেশন নতুন, তাদের জন্য কাজ করা কঠিন হবে। কিন্তু পরে অভ্যস্ত হয়ে যাবে।

3. কোনো কারণে অটোমেশন সিস্টেম ভেঙ্গে গেলে কাজটি কিছুক্ষণের জন্য বা সিস্টেমটি ঠিক না হওয়া পর্যন্ত বন্ধ থাকবে।

4. অফিস অটোমেশন সিস্টেম পরিচালনা করার জন্য একজনকে দক্ষ কর্মী পেতে হবে।

5. আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের সহজে পরিবর্তন করতে পারবেন না। তবে, কর্মী নিয়োগের ক্ষেত্রে, অটোমেশন সিস্টেমের সাথে পরিচিত লোকদের নিয়োগ করতে হবে।

অটোমেশন সিস্টেমের মাধ্যমে আমরা অনেক গুরুত্বপূর্ণ কাজ সহজে এবং দ্রুত করতে পারি। আশা করি আজকের পোস্টটি আপনাদের ভালো লেগেছে।

সবাই ভালো থাকবেন, সুস্থ থাকবেন আল্লাহ হাফেজ